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Cómo organizar una reunión productiva fuera de la oficina

cómo hacer reuniones productivas fuera de la oficina

¿Cómo hacer reuniones productivas fuera de la oficina?, es muy sencillo, solo necesitas un lugar adecuado, planeación y creatividad.

La mayoría de reuniones en una empresa suelen ser largas y tediosas, algunas de ellas podrían ser un correo electrónico. Convertir una reunión común en algo productivo requiere de una buena organización y un escenario diferente.

En este artículo te contamos cómo hacer buenas reuniones de manera productiva, las reuniones productivas generan muchos beneficios para cualquier empresa, así que si quieres lograrlo este post es para ti.

¿Por qué hacer reuniones fuera de la oficina es beneficioso?

Antes de preguntarte cómo hacer reuniones productivas, debes saber por qué es bueno hacerlas, uno de los beneficios mas notorios de tener reuniones productivas es el cumplimiento de objetivos o metas en la empresa.

Las reuniones productivas no se hacen de la noche a la mañana, primero necesitas mantener a tus empleados contentos con su trabajo, ¿cómo se logra eso? Dejando muy claro su rol en la empresa y sus responsabilidades.

Si hay algo claro es que no hay nada más desalentador que te carguen de un montón de trabajo que no es el tuyo. Hay que incentivar a los empleados más a menudo, y eso se logra sacándolos de la monotonía quizás con un evento recreativo o fiesta de fin de año.

Cuando tus empleados están motivados son más productivos, así que hacer reuniones de trabajo en equipo productivas van a ser mucho más fáciles de preparar, hay algunas cosas que debes tener en cuenta para lograrlo.

Buscar escenarios diferentes a la oficina aumenta la curiosidad y atención en lo que debes comunicar, incentivar la creatividad mediante estímulos como una buena comida, o un lugar tranquilo y lleno de naturaleza pueden ser un punto de partida bastante bueno.

Buena planeación: el propósito de la reunión debe ser claro

Si el propósito de la reunión no es claro, pensar en cómo hacer reuniones productivas es lo último que debes hacer, primero ocupate en darle un norte a la reunión, establece objetivos y una meta clara que se pueda cumplir.

Tener una buena planeación te permite definir metas y objetivos, si necesitas un plan de acción, es necesario que planees con antelación.

Para que puedas obtener todos los beneficios de las reuniones productivas necesitas entregar información clara para cada uno de los empleados en la reunión, establece una buena planeación y comunica con tiempo el día y la hora.

Realizar una reunión o trabajar fuera de la oficina requiere sin duda preparación y eso no es más que una buena planeación, encuentra lugares que no sean muy lejanos a la ciudad, busca la combinación entre naturaleza y arquitectura.

Aunque la reunión debe ser concreta para no perder tiempo, al finalizar puedes ofrecer un servicio de catering para tus colaboradores, es una manera de mantener el interés mediante incentivos, la motivación genera productividad ¡Recuérdalo!

Orden del día o cronograma efectivo.

Una de las maneras más efectivas de cómo hacer reuniones productivas  es tener un cronograma detallado de cada punto de la reunión, las reuniones que no cuentan con un cronograma suelen ser una pérdida de tiempo.

La mayoría de empleados no está 100% conectados con la reunión, sobre todo cuando no tiene un orden y no se asignan tareas.

Mantener una comunicación directa y concreta va a propiciar mayor participación de todos.

Las empresas con empleados felices saben muy bien cuáles son las necesidades de cada uno y comprende el cargo para el cual han sido asignados es por esto que sus tareas deben ser claras, lo mismo debe pasar en las reuniones, los compromisos deben ser claros, cada punto de la reunión debe tener un objetivo específico.

Elegir a los asistentes adecuados 

¿Cómo hacer reuniones productivas con los empleados equivocados?, la respuesta es simple, ¡No se hacen! Si estás buscando productividad, lo primero que debes hacer es invitar a los empleados adecuados para la reunión.

En una reunión productiva se toman decisiones importantes con las personas adecuadas. Si la reunión se trata de temas financieros y de crecimiento en ventas, no sería lógico invitar a la psicóloga de la empresa.

Con los profesionales el cumplimiento de objetivos será mucho más fácil de alcanzar además la reunión será mucho más productiva, recuerda, los eventos empresariales pueden ser un aliciente para tus empleados, sobre todo cuando se trata de motivarlos.

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Considera tener un moderador que regule el tiempo

Una de las cosas que debes considerar al momento de pensar en cómo hacer reuniones productivas es en la elección de un moderador, a veces nos podemos extender en un tema y dar vueltas y vueltas sin llegar a una conclusión, es por esto que es necesario un moderador.

Alguien que te avise cuánto tiempo tienes para exposiciones, explicaciones y preguntas, es importante que tú definas el tiempo para cada momento, de esta manera se aprovechará cada punto del cronograma, así es cómo las reuniones se convierten en algo productivo.

Escoge alguno de los asistentes a la reunión, debe estar enterado de los temas que se van a hablar, quien modere debe saber de qué trata la reunión, no funcionaria muy bien si escoges alguien externo al tema a tratar. 

Lo más recomendable sobre para hacer una reunión productiva en el caso del moderador, es que quien convoca la reunión tome ese rol, si tu eres quien dirige la reunión es mejor que moderes y des la palabra por tu cuenta, así la reunión fluirá.

Elige espacios agradables para que la reunión no solo sea productiva sino motivadora.

¿Te ha pasado que cuando te aburres te desconcentras? Seguramente si, es por eso que hacer reuniones fuera de la oficina ayuda un montón a crear un ambiente más tranquilo por lo que los empleados no tendrán tantas distracciones.

¡No te confíes!

hay que saber como hacer reuniones productivas fuera de la oficina, no es tan sencillo como ir a la sala de juntas y hacer una reunión express. Necesitas elegir un lugar adecuado, horario y fecha que se ajuste al calendario de todos.

Hay tipos de salones de eventos que son perfectos para reuniones productivas, como los que tienen contacto con la naturaleza.

El estrés diario de cumplir con tu trabajo muchas veces te desconecta y te vuelve menos productivo, la naturaleza tiene el poder de reconectar.

Salones campestres como Casa Cartagena en Llanogrande combinan lo mejor de la arquitectura para tus reuniones y la naturaleza para fomentar la creatividad y participación, si quieres motivar a tus empleados, sacarlos de la oficina es una manera genial de hacerlo.

Busca apoyo logístico con empresas organizadoras de eventos para tu reunión.

No tienes que estresarte pensando en que hacer una reunión por fuera de la oficina te va a dar más trabajo, existen muchas maneras de hacerlo sin que tengas que mover un dedo. En Wink Eventos nos encargamos de que tus reuniones tengan todo lo que necesitan para ser productivas.

Una reunión no tiene que apegarse a un protocolo de eventos tradicional, estamos de acuerdo que mientras menos distracciones mayor será la productividad. Con un espacio acogedor y un buen servicio de comida tus empleados se van a sentir más motivados.

Hacer reuniones fuera de la oficina genera mayor compromiso y colaboración por parte de tus empleados, piensa que esto puede ser beneficioso no solo para la reunión sino para tu empresa también.

No esperes más para tomar la decisión de hacer reuniones fuera de la oficina, ya sabes lo beneficioso que es, lo mejor de todo es que no tienes que preocuparte por los preparativos por que de eso nos encargamos en Wink.

Ya llegaste hasta aquí ¡genial!

Eso significa que ya sabes cómo hacer reuniones productivas fuera de la oficina sin complicarte mucho, con Wink Eventos vas a la fija, entendemos todo lo que necesitas para que tu reunión sea productiva.

Conoce todos nuestros servicios en nuestro sitio web, atrévete a salir de tu zona de confort y obtén todos los beneficios que te brinda tener empleados felices, la productividad es cuestión de motivación, no esperes más empieza a planear tu reunión por fuera de la oficina.

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