Cuando de tips para eventos empresariales se trata, en Wink tenemos muchos para darte. Somos expertos en el diseño y arquitectura de eventos y con nuestros años de experiencia ya conocemos muchas de las cosas que hacen que un evento empresarial salga perfecto y sea totalmente exitoso.
Ya hemos escrito un artículos sobre como es organizar un evento empresarial, en el damos algunos consejos e incluso parece una guía para poder realizarlo. Este artículo trata e darte tips útiles, no es una guía ni un tutorial, pero si te servirá para generar ideas que lleven tu evento corporativo a otro nivel.
Empecemos por saber que un evento empresarial es una reunión que tiene como objetivo concentrar personas de una empresa: reunión de aliados, marcas similares en un mismo lugar, un evento para dar a conocer un nuevo producto, celebrar un lanzamiento o simplemente celebrar con tus empleados el fin de año.
¿Cuáles son los diferentes tipos de eventos?
Si tienes en mente llevar a cabo un evento y estas buscando tips para eventos empresariales quizás ya identifiques el tipo de evento que quieres realizar, pero para darte una idea, estos son los tipos de eventos corporativos que puedes realizar para tu empresa:
- Cenas empresariales o banquetes
- Juntas generales del año
- Convenciones de ventas o comerciales
- Congresos
- Simposios
- Coloquios
- Exposiciones y ferias
- Lanzamientos de marca
Si quieres saber de que se trata cada uno de los tipos de eventos, puedes ver nuestro artículo cuáles son los diferentes tipos de eventos empresariales en nuestro blog.
Es importante que tengas en cuenta que los eventos empresariales están clasificados en varias categorías, sin embargo, hoy vamos a hablar de solo dos de estas:
Eventos empresariales externos y eventos empresariales internos.
Los eventos externos son los eventos corporativos que una marca o empresa realiza para participar en eventos y/o ferias organizadas por un tercero. Tu empresa será invitada a participar de ellos.
Los eventos internos son realizados por una empresa en particular y en ellos participan sus empleados y/o invitados de otras empresas.
Ambos eventos tienen un público objetivo, y para ambos debes desarrollar una estrategia de marketing con anticipación, por esto, es importante que tengas en cuenta la importancia de tener una red de comunicación organizada, entre estas las redes sociales de tu empresa o marca, redes que se convertirán en un canal de difusión y posicionamiento.
6 Tips para eventos empresariales exitosos
Si vas a realizar un evento empresarial debes tener unos cuantos tips que parecen obvios pero que son muy importantes para el cumplimiento de los objetivos del evento. el éxito en la organización de eventos corporativos va a depender de muchas variables, te mencionaremos algunas:
Planea tu evento con anticipación
Te recomendamos planear tu evento con un tiempo estimado de tres o dos meses, en este lapso de tiempo podrás hacer cambios y sortear cualquier tipo de improvisto. Si tu evento es recurrente cada año es bueno que cuentes con un aliado estratégico que solucione esta necesidad con meses de anticipación y no tendrás nada de que preocuparte.
Entre los tips para eventos empresariales que tenemos mas presentes es separar las locaciones para eventos con anterioridad, nosotros mismos tenemos locaciones en Medellín y Bogotá para facilitar el diseño y arquitectura del evento.
Recuerda que si vas a realizar congresos o convenciones las locaciones deben elegirse con mucha más rigurosidad y tardan mucho más tiempo por que a menudo están reservados con muchos meses de anticipación.
Si necesitas ayuda para planear tu evento puedes contactarnos.
Define y crea un concepto
Independientemente del tipo de evento que tengas planeado, bien sea una capacitación para tus empleados, un lanzamiento de marca, mostrar sus productos o una fiesta empresarial, es sumamente importante que definas el concepto de tu evento.
Aquí deberás preguntarte y analizar qué tipo de experiencia quieres que tengan tus invitados y/o empleados, entre los tips para eventos empresariales definir el concepto es obligatorio pero también es el más difícil de llevar a cabo, si necesitas ayuda puedes contar con nuestro equipo para encontrar el concepto ideal para tu evento.
Una vez lo tengas claro podrás empezar a planear qué tipo de organización quieres, qué tipo de alimentos y bebidas, si quieres entregar algún presente, recordatorio y demás.
Si tu evento empresarial es un lanzamiento de marca o deseas promocionar tus productos trata de invitar periodistas o bloggers que publiquen sobre ellos. Si es el lanzamiento de una marca las ruedas de prensa pueden ayudar a tu marca a llegar a mucha gente y potenciar tu empresa.
Organiza tu equipo
Organizar el equipo que va a diseñar el evento y a organizar todo para que salga perfecto es la parte más importante del siguiente proceso. Define quiénes van a estar involucrados en la organización del evento y asígnales un rol y una función específica, para que todo se desarrolle de manera organizada.
Sincronízate con tu equipo y pídeles constantemente que te actualicen con avances de la organización del evento.
Organiza tu presupuesto
Define y ten muy claro qué vas a ofrecer, el número de asistentes, decoración, locación y comida. Puedes pedir una cotización de cada cosa a distintas empresas para que según tu presupuesto puedas tomar las mejores decisiones. Recuerda que barato no siempre es bueno, y bueno no siempre es rápido. En cuanto a organizar presupuestos para eventos empresariales, los detalles hacen gran diferencia.
En cuanto al presupuesto te recomendamos que busques proveedores que tengan variedad de productos para ofrecerte o que en su defecto, hagas la cotización con el mismo organizador de eventos, pues a la larga será mucho más práctico, económico y eficaz.
Esperamos que los tips para eventos empresariales que te hemos dado sean muy útiles hasta ahora, si consideras que diseñar y organizar tu evento empresarial es difícil no olvides, podemos hacerlo por ti, contamos con productos o servicios para realizar un evento empresarial exitoso.
Encuentra aliados para tu evento empresarial
Este es un tip muy importante. Nadie es capas de preparar un evento empresarial solo, necesita apoyo de su equipo interno y también de aliados externos que hagan más fácil lograrlo.
Debes tener en cuenta que tu equipo encargado de organizar el evento empresarial debe tomarse el tiempo de escuchar lo que tienes en mente.
Aunque tu equipo interno sabe todo, los aliados externos deben conocer tu empresa en caso de que quieras algo muy especifico. Es importante que el equipo conozca las motivaciones del evento, conocer los invitados al evento e ir construyendo un paso a paso hasta el día del evento. Así lograras sincronizarte con tus aliados.
Este es un factor decisivo, por esto es importante que tú o tu aliado tengan una lista de locaciones que pueda ajustarse a la experiencia en la que se convertirá tu evento.
Encuentra un a locación
Las locaciones para eventos empresariales pueden variar de acuerdo a las necesidades que tenga la empresa. Pero además del tipo de evento, la ubicación de la locación y lo bonita, grande o apropiada que sea debes tener en cuenta unos detalles que siempre olvidamos, como el clima y los parqueaderos.
El clima del lugar es una variante importante ya que va a depender del clima si el lugar tiene buen acceso, si necesitaras carpas y si en caso de que llueva o haga mucho sol el lugar esta adaptado para que los invitados no pasen un mal momento.
La capacidad del lugar y los parqueaderos no pueden ser olvidados. Es muy importante saber si el lugar del evento de tu empresa caben 20 o 100 autos. De esto depende que las personas se animen y no tengan problemas al llegar.
Te recomendamos algunos lugares para hacer un eventos empresariales en Medellín.
Si necesitas reservarlos o quieres visitarlos sin ningún compromiso puedes llamarnos o contactarte con nosotros.
¡Ahora estás listo para organizar tu evento empresarial!
Con estos tips para eventos empresariales puedes preparar tu evento con éxito y recuerda que en Wink también puedes encontrar gran variedad de locaciones y un aliado para realizar tu evento empresarial.
