Un congreso empresarial es uno de los eventos más ambiciosos que pueda hacer una empresa, son los tipos de eventos para empresas más grandes y con mayor logística que se pueda tener.
La planeación del evento debe ser cuidadosa y meticulosa para que salga bien. Si quieres conseguir todos los objetivos trazados para el evento, lo que debes hacer es seguir todos los pasos para organizar un congreso de manera correcta.
¿Cuál es la finalidad de un congreso empresarial?
La cantidad de pasos para organizar un congreso empresarial depende de la cantidad de actividades o momentos que tenga el evento, los congresos se hacen con el fin de compartir información valiosa para el público objetivo.
El objetivo principal de los congresos es mantener a los asistentes actualizados y enterados de avances tecnológicos y científicos. Sirven como una herramienta para presentar novedades a diferentes sectores económicos.
Decidir la temática es uno de los primeros pasos
Es importante escoger y definir el tema central del congreso. Las ponencias de profesionales se centran en compartir conocimiento, actualizaciones o avances en temas de interés para los asistentes.
Cuando se tiene el tema elegido es momento de comenzar a planear todo en torno a esa temática, es importante que el tema sea llamativo para el público y que verdaderamente genere interés para todos los asistentes.
Define el presupuesto y busca patrocinadores
Este es uno de los pasos para organizar un congreso más importantes, asigna un presupuesto independiente para cada cosa dentro del evento, debes considerar cada detalle para que nada se te escape.
Realiza una lista de chequeo de todas las actividades programadas, con esto vas a tener claridad de qué tanto puedes invertir en cada cosa. Una manera de contar con mayor presupuesto para el evento es buscar patrocinadores o marcas aliadas.
Puedes buscar patrocinio en dinero o en especie. Busca un patrocinador que se encargue del servicio de comida para eventos, podrás invertir el dinero del catering en otras cosas como en el desplazamiento de los ponentes o en la locación.
Elegir un lugar para celebrar el congreso adecuado
El lugar que escojas debe ser idóneo, son pasos para organizar un evento que deben hacerse rápido, sin un lugar no se podría hacer el evento. para los congresos te recomendamos escoger locaciones grandes y amplias.
Uno de los pasos para organizar un congreso que tienes que hacer es dividir la cantidad de actividades en dos o tres días, a veces un solo día no alcanza para tantas intervenciones que se deben hacer. debe haber una buena oferta de conocimiento para todos los asistentes, ¡no lo olvides!
El costo de un salón de eventos varía según su capacidad, ubicación y servicios, tener varias opciones te ayuda a escoger el mejor.
Un lugar idóneo para este tipo de eventos es Casa Cartagena ubicada en Rionegro Antioquia, cuenta con lugares amplios, arquitectura colonial y un espacio cubierto para un montaje tipo auditorio, ideal para todas las ponencias de los profesionales en el evento.
Selecciona actividades y ponencias para el congreso
Es importante organizar todas las actividades y tiempos que va a tener el congreso, ten en cuenta que los ponentes deben compartir información de valor, debes elegirlos muy bien, organízalos de forma variada entre ponencias, talleres, y otras actividades que hayas considerado para el evento.
Un cronograma de actividades de un evento se debe hacer de manera organizada, debes realizar dos, uno para la planeación y otro para el día en que se desarrollan las actividades del evento.
Debes contactar a los profesionales para las ponencias con antelación, este es uno de los pasos para organizar un congreso en los que te debes concentrar, hay que garantizar el transporte de los ponentes y sus viáticos.
Dentro de la logística y organización de eventos se debe considerar todo, desde la llegada de los ponentes hasta el ensayo de cada actividad con ellos, es por esto que un congreso empresarial debe prepararse meses antes para que todo salga bien.
Convocatoria para el público objetivo
La convocatoria debe hacerse por todos los canales posibles, digitales y presenciales, la pieza que se realice para el evento debe contener todos los detalles del congreso, lugar, hora de apertura, actividades, intervenciones de cada ponente y todo lo correspondiente al evento.
Haz piezas publicitarias llamativas con toda la información y promociona el evento en redes sociales para tener mayor alcance.
Este es de los últimos pasos para organizar un congreso que debes hacer, antes de iniciar con la convocatoria hay que tener lista la planeación, los cronogramas, los proveedores, los profesionales invitados y el lugar.
Organización logística: catering, mobiliario y personal de apoyo
Un evento tan grande como un congreso necesita una logística enorme y una empresa organizadora de eventos que te ayude, no solo por el personal logístico para eventos sino por todos los proveedores que te pueden ofrecer al mismo tiempo.
Hacer todos los pasos para organizar un congreso sin ayuda no es tarea sencilla, lo más inteligente que puedes hacer es contratar una empresa organizadora de eventos que tenga experiencia con congresos empresariales.
En Wink Eventos contamos con proveedores de calidad, sabemos lo que tu evento necesita, hemos realizado más de 400 eventos empresariales en Medellín, Bogotá, Barranquilla y Cartagena, contamos con las locaciones ideales para cada tipo de evento.
Ya conoces algunos pasos para organizar un congreso lo siguientes que debes hacer es contratar buenos proveedores, lo ideal es que te apoyen en toda la organización del evento, con Wink Eventos tienes todo lo que necesitas en las manos de profesionales.
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