Organización de eventos

Si quieres saber cómo es el proceso de la organización de tu evento pero no sabes por dónde empezar, esta guía práctica que hicimos para ti te ayudará a encontrar lo que necesitas para que todo salga bien, lo que debes tener en cuenta.

Organizar un evento​ es todo un proceso en el que haces el diseño, planificación y producción hasta llegar al gran día, en general es una reunión en la que hay muchas personas y hay un cronograma con unas actividades a llevar a cabo, puede ir desde lo social como quince años, boda, primera comunión, hasta empresariales, capacitaciones, festivales entre otros con diferentes finalidades, todos requieren un proceso para hacer de una idea algo real y brindar la mejor experiencia al público e invitados 

Si llegaste aquí es porque quieres organizar tu evento y no sabes cómo empezar, así que en este blog te contamos todo lo que debes tener en cuenta:

Organiza tu evento en Medellín, Antioquia

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Eventos todo incluido en Medellín

Contrata con Wink y organiza tu evento. Un proveedor, cero estrés.

 Locaciones
√ Catering y repostería
√ Decoración y mobiliario
√ Fotografía y video
√ Sonido e iluminación

Qué tipo de evento quieres: 

¿Boda, quinces, fiesta empresarial, cumpleaños, aniversario?

dependiendo del tipo de evento sabemos cuál es nuestro público objetivo y hacia quienes tenemos que dirigir tus esfuerzos para brindarle una buena experiencia, ya que las edades, las preferencias y sus actividades son diferentes para cada tipo de evento.

Elige la fecha y el lugar de la recepción:

Debes tener presente cómo es el clima, que sea de fácil acceso para tus invitados, que sea una locación reconocida y que tengan comentarios positivos, que tenga un espacio suficiente y sobre todo que el concepto de la locación refleje la esencia del evento y sus anfitriones independiente de qué tipo sea.

si ya tienes un concepto claro de lugar, lo que debes hacer es buscar lugares con ese concepto que quieres, por ejemplo puedes buscar, lugares botànicos para eventos en cali, lugares coloniales Medellín, varias ciudades del país te pueden dar esto dependiendo de donde te encuentres, por ejemplo en Medellín hay un lugar llamado Casa Cartagena, es un lugar cómodo, rùstico y colonial.

Recuerda comprobar la disponibilidad del lugar en la fecha que quieres ya que si un lugar no está disponible lo mejor es buscar otra opción con la que te sientas afín cuanto antes.

Define un presupuesto

En un evento empresarial y capacitaciones, quinces, bodas o primera comunión, el presupuesto es un tema importante y es lo que va a definir el tipo de evento que vas a tener, lo importante es tenerlo claro para que así puedas empezar a contactar proveedores y compararlos por su calidad.

Te proponemos 2 alternativas para usar tu presupuesto:

  1. ir gastando según vas contratando servicios: para este no hay un tope de dinero, simplemente se va gastando segùn lo que se quiera ir contratando. 
  2. establecer un presupuesto global y no gastarse más. 

A la hora de la contratación sin embargo, siempre debe ser más importante comparar varios proveedores no por su precio sino por su calidad, puedes revisar varias opciones que se ajusten al presupuesto y decidirte por el que más te guste.

¿Cómo será el evento?

Piensa en si habrá show, comida y cuántos momentos (pasabocas, entrada, fuerte), si habrá estaciones de comida como un carrito de perros, si habrá recreacionista, música y baile, piensa en cuántos momentos tendrás y así poder hacer un cronograma o minuto a minuto de cómo se hará la organización de evento.

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Elige los servicios

Decoración

Debes tener en cuenta que:
La personalidad de la persona que organizará el evento o de los invitados, quedará reflejada en cada elemento de tu evento.

Así que: Busca decoraciones que brinden un ambiente especial y dinámico, recuerda que todo dependerá del tipo de boda que tengas pues esto indica la definición de paleta de colores, conceptos y sobre todo, un equipo que sea capaz de transformar tus ideas en un proyecto hecho realidad.

Catering

1. Busca una propuesta de valor que te llame la atención en ese proveedor,
Por ejemplo en nuestro caso buscamos la innovación, calidad y agilidad.
Debes encontrar esa promesa de valor que te de la tranquilidad de contratar.
2. Piensa en la calidad de los ingredientes y el servicio que haga el sabor inigualable,
3. Ten en cuenta las texturas, sabores y temperaturas adecuadas.
4. Busca un equipo de meseros debidamente capacitado y a la altura de eventos de primera categoría, con una velocidad de servicio que haga que cada persona se sienta bien atendida.

Fotografía y Video

Lo más importante es el proceso de acompañamiento, una reunión inicial para mirar el estilo y colores, entregables digitales, físicos, tiempos de entrega.

Deben tener presente que sea una fotografía en la que ustedes se imaginen, que capture todos los momentos importantes, naturales, que capte todas las emociones del gran día.

    Sonido

    ¿Quieren rumba o quieren algo más para tardear y ambientar?
    ustedes eligen el ritmo de la boda y en qué momentos quieren que haya la presencia de músicos, de hecho pueden revisar los montajes que tiene el proveedor según la cantidad de invitados y el lugar que tengan.

      Event Planner/organizador de eventos:

      Son personas que te acompañan desde el día de la planeación o que llegan sólo ese día para encargarse de todo, te acompañan a reuniones, te ayudan a tomar decisiones con proveedores y hace que tu carga sea más liviana, Si no cuentas con tiempo, no sabes qué proveedores elegir o por donde empezar, un planeador de eventos es una gran ayuda a la hora de organizar el gran día

      ¡Manos a la obra!

      Realizar un evento es como comenzar un proyecto muy especial, con un propósito y detalles diferentes pero que se convierte en un día importante e inolvidable.

      Esta guía es lo que consideramos que es de lo más importante al momento de planear una evento, como ves, es algo que lleva mucho trabajo y en lo que se tiene que estar muy atento a los detalles ya que estos son los que marcan la diferencia. si después de leer esto crees que necesitas ayuda en wink, nos ajustamos a tus necesidades y presupuesto para que la planeación de tu gran día sea desde cero y sin estrés.

      ¡Te deseamos todos los éxitos y que disfrutes el proceso!

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