Introducción
¿Eventos empresariales virtuales o presenciales? Para saber cuál hacer debes tener claro el objetivo, conoce las ventajas de cada uno y elige el adecuado.
Identificar cuál es la mejor manera de hacer un evento requiere de conocimiento, no solo del evento en sí, sino de las necesidades de tu empresa o de lo que quieres lograr con el evento.
Las empresas siempre están pensando en hacer eventos para conseguir un beneficio y para lograrlo hay que captar la atención de tus clientes, audiencia o público objetivo, y eso se consigue con ideas innovadoras que atraigan la atención de todos, te contamos aquí de que se trata.
Que verás en este artículo
¿Qué diferencias existen entre organizar eventos empresariales virtuales y presenciales?
Si hablamos de diferencias entre eventos empresariales virtuales y presenciales hay muchas, pero cada uno tiene sus ventajas y desventajas las cuales pueden ser más positivas si se hacen en el contexto adecuado.
El presupuesto de un evento empresarial varía según su modalidad. Que sea virtual no quiere decir que no se necesite dinero para realizarlo.
Mejor dicho, no todos los eventos pueden ser virtuales ni todos pueden ser presenciales, así que si estás buscando respuestas sobre cómo se organiza un evento empresarial virtual o presencial aquí tenemos algunas que te van a servir un montón.
Para eventos empresariales virtuales
Los eventos empresariales virtuales necesitan de herramientas para poderlos realizar, te hablamos de las plataformas para hacer eventos virtuales pequeños, medianos y grandes, dependiendo de la cantidad de asistentes se escoge la plataforma adecuada.
¿Qué es un evento virtual para empresas? Son eventos que por sus características se deben hacer de manera virtual. Con la pandemia aprendimos que las plataformas son una manera fácil de conectar a la gente y compartir mensajes sin necesidad de estar en el mismo lugar.
Existen eventos virtuales innovadores que dan cuenta de lo útiles que son en el mundo empresarial. Para hacerlos debes conocer todos los detalles y aunque aquí te hablemos de las ventajas, también te contamos sobre las desventajas que pueden tener.
Límite de asistentes al evento
El número de asistentes virtuales a un evento empresarial es mayor al que puedes tener en uno presencial, aunque existe un límite de participantes, este límite se encuentra muy por encima de lo que piensas.
La reunión o evento que más invitados ha tenido en el mundo de manera virtual ha sido entre mil y dos mil personas, la logística de un evento empresarial presencial para mil personas puede ser además de costosa, difícil.
Es por eso que muchas empresas deciden hacer eventos híbridos para generar una mejor experiencia en el cliente o audiencia. Con eventos empresariales virtuales no es tan sencillo crear un lazo o relación más cercana con tus asistentes.
Costo total del evento
Otra de las ventajas de hacer eventos empresariales virtuales es que el costo total del evento se va a reducir, no tienes que contratar personal logístico para eventos que atienda a los asistentes, tampoco servicios como catering.
Cosas tan importantes en un evento presencial como el alquiler de salones para eventos no van a ser necesarias en el caso de los eventos virtuales, puedes realizar el evento dentro de las instalaciones de tu empresa sin que eso afecte su objetivo.
Ahorro de tiempo y dinero
Realizar un evento presencial necesita de un poco más de esfuerzo y hablamos en relación con el tiempo y dinero. Con eventos virtuales debes planear dos cosas, el cronograma o actividades del evento y la plataforma por donde se va a desarrollar, eso sí hay que hacer una buena convocatoria.
Contratar un organizador de evento requiere de una inversión adicional, lo cierto es que no importa si es un evento virtual o presencial en cada uno vas a tener que invertir demasiado tiempo para que salga bien.
Aunque puede tomar mucho más tiempo hacer un evento presencial, no te confíes, a veces las plataformas no funcionan o pueden ocurrir algunos problemas internos que hagan que el evento tenga retrasos.
En el caso de eventos presenciales
¿Qué es un evento presencial? Son los eventos tradicionales que se realizan en un lugar en particular y con una cantidad de invitados específica, se diferencia de los eventos empresariales virtuales por la participación activa de los asistentes en un lugar para eventos idóneo.
Si vas a contratar un espacio para eventos primero debes saber toda la información necesaria para hacer, como la ubicación, capacidad y sobre todo la disponibilidad del lugar.
Aunque estos eventos requieren de más preparación y atención al detalle, tienen muchos beneficios para las empresas, entre ellos la fidelización de clientes. Por el contrario, hacer eventos empresariales virtuales con el fin de fidelizar no es tan buena idea.
Cercanía con tu comunidad o público objetivo
En los eventos que se hacen de manera presencial, se puede mantener conversaciones y crear redes profesionales o de trabajo mancomunado con los asistentes, mientras que desde el lado virtual no es tan fácil cómo crees
Cuando un cliente o colaborador se siente reconocido y consentido por su empresa o marca; lo más seguro es que te prefiera sobre otras marcas o empresas del mercado. Los eventos en un lugar físico generan espacios para crear interacciones positivas.
Humaniza y crea mejores experiencias
Los eventos virtuales empresariales son más impersonales. Crear relaciones con nuevos socios o clientes no es tan práctico. Uno de los tips para organizar cualquier evento es diseñar una experiencia diferente para los asistentes.
Las experiencias gastronómicas o presentaciones en vivo son una estrategia poderosa para crear comunidad, humanizar tu marca y generar buenas relaciones con tu público objetivo.
Un evento presencial que llene las expectativas de los asistentes va a lograr que más personas hablen de él positivamente. Vas a conseguir que tus clientes sientan mayor cercanía con tu marca y por ende conseguirás mayor reconocimiento.
Impacto económico positivo
Si quieres tener un evento grande que genere impactos positivos, lo mejor que puedes hacer es aliarte con otras marcas y unir esfuerzos, de esta manera tendrás mayor alcance no solo en tu evento presencial sino de manera virtual
Hacer convocatoria con otras marcas de manera virtual es un método eficaz para que tu marca o empresa llegue a más personas, además estarías involucrando proveedores, emprendedores, o socios que se van a ver beneficiados económicamente.
Si además tu evento atrae gente de otras ciudades o países, el turismo también se verá beneficiado y sobre todo tu empresa.
No importa el evento que quieras hacer, crear la mejor experiencia para los asistentes es lo importante, así puedes hacerlo.
Si aún no sabes cuál tipo de evento elegir, puedes hacer un evento híbrido que tenga lo mejor de las dos modalidades que aquí te contamos. ¿Qué son los eventos híbridos? Son eventos que se realizan en una locación y que tienen transmisión en vivo para los asistentes virtuales.
Con este tipo de eventos tienes un montón de posibilidades y ventajas que puedes aprovechar para el crecimiento y cumplimiento de objetivos de tu empresa, vas a tener mayor cantidad de asistentes sin gastar más dinero del que tienes pensado.
Mejor dicho esta es una excelente opción si no quieres hacer solamente eventos virtuales, solo necesitas conseguir una locación adecuada y organizador de eventos profesional que te apoye con todo el evento y los equipos para la transmisión.
No te compliques porque en Wink Eventos hacemos todo tipo de eventos empresariales que te puedas imaginar, solo dinos que es lo que quieres y nosotros lo hacemos por ti.
Con tantas cosas que debes preparar para el día del evento, organizar proveedores, buscar locaciones o encontrar el sonido te puede quitar mucho tiempo, no dejes que te coja el día y comienza a planear tu evento empresarial con nosotros.
Sabemos que los eventos virtuales empresariales tienen muchos beneficios para las empresas, pero lo mejor es aprender a identificar cuál es el más indicado según las metas establecidas.
Con Wink Eventos tienes la oportunidad de que tu evento se haga viral, conocenos en nuestro sitio web y pregunta por los servicios que tu evento necesita, consigue el alcance que tanto quieres para tu empresa con el evento ideal.
