Guía para organizar un evento empresarial

19 enero 2021

Mercadeo Wink

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Tenemos la guía definitiva para organizar un evento empresarial exitoso y sin mucho protocolo.

En Wink eventos nos especializamos en la organización de eventos empresariales y con nuestros años de experiencia hemos encontrado algunos tips que simplemente no podemos dejar pasar cada que organizamos un evento empresaria. Aquí, te los contamos todos.

Cómo organizar un evento empresarial paso a paso

Organizar un evento de cualquier tipo es todo un proceso. Para organizar un evento empresarial paso a paso debes empezar por el diseño, realizar la planificación y por último realizar la producción.

Cada uno de estos tres objetivos lleva a su vez una cantidad de pasos que pueden o no ser muy relevantes para el resultado final, por eso, iremos contándote de ellos a medida que vayamos avanzando en este artículo.

Paso 1:

Elije la fecha en la que vas a realizar tu evento

Hay eventos que toman demasiado tiempo para su preparación, y otros que pueden realizarse en tiempo récord. Lo que si debemos saber es que al momento de organizar un evento empresarial debes elegir una fecha realista.

Recuerda que un evento para empresas es, en general, una reunión en la que hay muchas personas y hay un cronograma con unas actividades a llevar a cabo. Mientras más personas hayan en un evento, más tiempo deberíamos tener para organizar todo.

Al momento de elegir la fecha puedes darte una idea de cómo es el clima durante el mes, esto te ayudará a planear si necesitas carpas o si debes adecuar un lugar en caso de lluvia o sol excesivo.

Paso 2:

Elije el lugar para tu evento empresarial

La elección del lugar puede ser un factor decisivo en el éxito de tu evento empresarial. Busca que sea de fácil acceso para tus invitados, que sea una locación reconocida y que tengan comentarios positivos.

De acuerdo a las personas que haya y los objetivos del evento fíjate que tenga un espacio suficiente para todos tus invitados. El lugar del evento debe reflejar también la esencia del evento y sus anfitriones independiente de qué tipo sea. Al organizar un evento empresarial lo primero que debes pensar es si quieres un lugar botánico, rústico, corporativo (como un auditorio) o algo más campestre.

Si ya tienes un lugar para empezar a organizar tu evento empresarial, lo que debes hacer es buscar fotos en redes sociales del lugar. Puedes tratar de imaginar si los lugares se adecuan a las ideas que tienes para tu evento.

Recuerda comprobar la disponibilidad del lugar en la fecha que quieres ya que si un lugar no está disponible lo mejor es buscar otra opción con la que te sientas afín cuanto antes.

Aquí tienes algunos lugares

Mira la ubicación de algunos lugares donde puedes organizar un evento empresarial en Medellín con ayuda de Wink. Haz clic y conócelos desde Google maps.

Paso 3:

Define un presupuesto

En cualquier tipo de evento corporativo ya una fiesta empresarial, la organización de un evento de capacitaciones o lo que sea que necesite tu empresa, el presupuesto es un tema importante y es lo que va a definir el evento que tus empleados o invitados van a recordar. Lo importante es tenerlo claro para que así puedas empezar a contactar proveedores y compararlos por su calidad.

Te proponemos 2 alternativas para usar tu presupuesto:

Ir gastando según vas contratando servicios: Para este no hay un tope de dinero, simplemente se va pagando según lo que se quiera ir contratando.
Establecer un presupuesto global: Organizar un evento empresarial basado en un presupuesto es lo más común. Define la cantidad de dinero que quieres gastar y pide presupuestos a las empresas organizadoras de eventos de la ciudad para no gastar más del presupuesto que asignaron.

Wink se especializa en realizar eventos a la medida, puedes contactarte con nosotros, contarnos tu presupuesto y seguro te daremos una solución a la medida de tus necesidades.

Paso 4:

¿Cómo será el evento?

Al momento de organizar un evento empresarial debes imaginar que va a pasar durante el día. Piensa en si habrá show, comida y cuántos momentos (pasabocas, entrada, fuerte), si habrá estaciones de comida como un carrito de perros, recreacioncitas, valet parking, música y baile. Así poder hacer un cronograma o minuto a minuto de cómo se hará la organización de evento.

Paso 5:

Elige los servicios

Los servicios son la parte más difícil de coordinar cuando estas organizando un evento empresarial. Debes pensar en los detalles y además hacer que el presupuesto salga bien para que tengas todos los servicios que deseas en el evento.

Elige la Decoración

Debes tener en cuenta que:

La personalidad de la persona que organizará el evento o de los invitados, quedará reflejada en cada elemento de tu evento.

Busca decoraciones que brinden un ambiente especial y dinámico, recuerda que todo dependerá del tipo de boda que tengas pues esto indica la definición de paleta de colores, conceptos y sobre todo, un equipo que sea capaz de transformar tus ideas en un proyecto hecho realidad.

Organizar un evento empresarial sin Catering es imposible

Busca una propuesta de valor que te llame la atención en ese proveedor, por ejemplo, en nuestro caso buscamos la innovación, calidad y agilidad.
Debes encontrar esa promesa de valor que te de la tranquilidad de contratar.
Piensa en la calidad de los ingredientes y el servicio que haga el sabor inigualable, ten en cuenta las texturas, sabores y temperaturas adecuadas.
Busca un equipo de meseros debidamente capacitado y a la altura de eventos de primera categoría, con una velocidad de servicio que haga que cada persona se sienta bien atendida.

Fotografía y Video.

Lo más importante es el proceso de acompañamiento, una reunión inicial para mirar el estilo y colores, entregables digitales, físicos y tiempos de entrega.

Deben tener presente que sea una fotografía en la que ustedes se imaginen, que capture todos los momentos importantes, naturales, que capte todas las emociones del evento empresarial.

¿Quieres contratar música para tardear o ambientar tu evento?

Es el momento de elegir lo más esperado de la fiesta. La música.

Un evento empresarial de cualquier tipo debe estar ambientado por música. No tiene que ser una fiesta todo el tiempo, tener música de fondo puede amenizar el día y ayudar a generar un ambiente tranquilo.

¿y la rumba?

Si tu evento empresarial esta planeado para terminar en una fiesta para tus empleados o invitados debes definir en qué momentos debe haber presencia de músicos, de hecho pueden revisar los montajes que tiene el proveedor según la cantidad de invitados y el lugar que tengan. Es la manera más fácil.

¿Todavía no estas seguro de organizar un evento empresarial sin ayuda?

Paso 5:

Contrata un Event Planner

Los Event Planner u organizador de eventos son personas especializadas en la organización de eventos empresariales. Son las personas más preparadas en estos temas para acompañarte desde el día cero de la planeación.

Los organizadores de eventos también pueden llegar solo el día del evento para encargarse de todo, te acompañan a reuniones, te ayudan a tomar decisiones con proveedores y hace que tu carga sea más liviana. Si no cuentas con tiempo, no sabes qué proveedores elegir o por donde empezar, un planeador de eventos es una gran ayuda a la hora de organizar el gran día.

¡Manos a la obra!

Realizar un evento es como comenzar un proyecto importante, con un propósito y detalles diferentes pero que se convierte en un día importante e inolvidable.

Esta guía es lo que consideramos que es de lo más importante al momento organizar un evento empresarial, como ves, es algo que lleva mucho trabajo y en lo que se tiene que estar muy atento a los detalles ya que estos son los que marcan la diferencia.

En Wink nos especializamos organizar un eventos empresariales en Medellín y Bogotá

Contrata con Wink y organiza tu evento, en nosotros encontrarás un proveedor cero estrés, tenemos productos y servicios para que tu evento salga perfecto.