Hay muchos tipos de salones para eventos, elegir el mejor depende de muchas cosas, antes de contratar un espacio para eventos debes estar seguro de que es lo que quieres con el evento, una vez sepas esto es hora de hacer las preguntas adecuadas.
Que verás en este artículo
Escoger bien la locación para un evento garantiza su éxito
Uno de los primeros pasos para organizar un evento es elegir la locación o lugar donde se va a llevar a cabo, elegir mal podría suponer el fracaso del evento, no tiene sentido que elijas una locación en otra ciudad, sino vas a encargarte de la logística del transporte.
La locación para eventos empresariales debe ajustarse a las necesidades del evento, para cada tipo de evento hay un salón ideal, una vez tengas el tema definido, es cuando puedes contratar un espacio para eventos.
Un evento exitoso tiene todo que ver con la organización, el espacio, la comida, el sonido y el cronograma del evento, no solo depende de lo que se vaya a hacer dentro del evento, lo que lo rodea también importa, una buena logística es primordial.
¿Cuál es la ubicación de la locación?
Una de las primeras preguntas que debes hacer cuando te intereses en contratar un espacio para eventos es donde queda la locación, a cuanto tiempo en vehículo queda desde el punto de referencia, si es de fácil acceso o no.
Los eventos empresariales deben tener una ubicación estratégica de fácil acceso para todos los invitados, no tiene sentido que hagas un evento a 5 horas de la ciudad y que la hora del evento sea temprano en la mañana, debes ser coherente con todo.
Un tip para elegir locaciones para eventos es contratar una empresa organizadora de eventos que te muestren varias opciones de lugares, solicita los más cercanos a la ciudad, elige el que más te guste, recuerda siempre visitar el lugar antes del evento.
Locaciones en Medellín, Bogotá, Barranquilla y Cartagena con todo lo que necesitas para tu evento, si buscas alquiler de salones para eventos al aire libre, lo mejor es que te asegures que el clima sea bueno para la fecha que elegiste.
¿Cómo está distribuido el lugar?
La distribución de cualquier espacio es importante, cuando hagas esta pregunta solicita fotografías del lugar, es importante la ubicación de los baños, el escenario y las zonas comunes.
Si tienes muchos invitados lo mejor es que te asegures que los espacios sean amplios y distribuidos acorde a las necesidades de tu evento, si necesitas adecuar muchas sillas como tipo auditorio, el espacio central debe ser grande.
No tiene sentido que escojas un lugar con divisiones o salones que se interpongan en la atención del escenario si el tema principal del evento es un taller, congreso o seminario, fíjate muy bien en esto antes de contratar un espacio para eventos.
El personal logístico para eventos debe tener suficiente espacio para poder hacer su trabajo e identificar bien el lugar, así como cada una de las mesas o montajes para el evento, las personas no van a estar sentadas siempre, elige locaciones con espacio al aire libre.
¿Capacidad del espacio?
No por ahorrar un poco al momento de contratar un espacio para eventos vas a sacrificar la capacidad, aunque creas que el lugar es grande y puede recibir todas las personas que piensas invitar es mejor que te asegures con tu proveedor.
Si la capacidad estipulada por el proveedor es de 100 personas, no invites a 150 porque de seguro será un problema tanto en logística como en comodidad, además no creemos que un lugar acepte más de los invitados que dijiste.
La capacidad de una locación debe concordar con la lista de invitados que escogiste, eso incluye a todo el personal aparte de los invitados, lo mejor es que escojas locaciones con capacidad mayor a 200 personas si el evento es grande.
¿Qué servicios o proveedores incluye la locación?
Algunos lugares incluyen servicios en el paquete cuando vas a contratar un espacio para eventos, lo más inteligente que puedes hacer es encontrar un lugar o locación que te ofrezca el mobiliario y la decoración en el mismo lugar.
El catering, la iluminación y sonido es mejor que un mismo proveedor de eventos la maneje, imaginate tener diferentes proveedores, la coordinación será más difícil que con un solo proveedor de eventos. Lo mejor es que contrates empresas que cuenten con todos los servicios, desde las locaciones hasta el servicio de catering y repostería.
¿Cuál es la disponibilidad del espacio?
Esta es una de las preguntas más importantes, concretar una fecha que se ajuste a tu cronograma es lo que debes hacer antes del evento, cuando vayas a contratar un espacio para eventos pide el calendario de disponibilidad del lugar.
Elige dos fechas tentativas y luego de que tengas todo listo, informale a tu proveedor de eventos cuál es la fecha elegida para que puedas apartar con tiempo el espacio, te recomendamos hacerlo con 3 a 6 meses de antelación.
Saber la disponibilidad te permite tener el tiempo necesario para la organización y planeación del evento, recuerda que las invitaciones deben enviarse unos meses antes para que los invitados aparten la fecha y aseguren su asistencia.
El lugar par el evento es importante, los servicios que incluye también lo son
Contratar un espacio para eventos es el primer paso que debes hacer durante el proceso de planeación de cualquier evento, es importante que te fijes en el espacio, ubicación y distribución, pero también en los servicios que tiene el lugar.
Los servicios en un evento son igual de importantes que el lugar, para que un evento tenga éxito todo debe salir a la perfección, cada evento debe tener un servicio de catering, un mobiliario adecuado y las tarimas o montajes idóneos.
¿Cómo puedes conseguir todo esto en un mismo lugar? Algunas empresas de eventos cuentan con ciertos servicios, pero siempre tendrás que buscar un proveedor más para complementar lo que te falta para el evento.
No te preocupes, en Wink Eventos contamos con todos los proveedores necesarios para que tu evento tenga todo lo que necesita, el lugar, la comida, mobiliario para eventos, el personal logístico y más, con Wink lo tienes todo.
Hasta aquí ya sabes qué hacer antes de contratar un espacio para eventos empresariales, recuerda que no solo las locaciones importan, con Wink Eventos vas a encontrar todo lo que necesitas sin necesidad de estresarse buscando proveedores aquí y allá.
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