Para calcular la capacidad de un salón con distribución tipo auditorio no solo necesitas saber el número de asistentes.
Encontrar un auditorio para hacer conferencias no es tan fácil, sobre todo si lo necesitas con buena capacidad, la mejor alternativa es un salón con el cual tú mismo puedas adecuar el lugar para que los asistentes tengan una mejor experiencia.
En este artículo te contamos qué debes hacer y cómo puedes calcular la capacidad de un salón para un montaje tipo auditorio para cualquier tipo de conferencia, congresos o demás eventos empresariales.
Que verás en este artículo
¿Por qué elegir un salón y no un auditorio para eventos?
No es lo mismo calcular la capacidad de un salón al de un auditorio. El auditorio ya tiene la distribución según su espacio, por lo que de entrada ya sabes cuál es su capacidad total, aunque sabemos que un auditorio no es lo más cómodo.
Un auditorio no cuenta con espacio comunes en donde se puedan adecuar mesas para comida o para entrega de souvenirs o folletos del mismo evento, en cambio, existen tipos de salones de eventos con zonas amplias para este propósito.
Para nadie es un secreto que un evento dentro de un auditorio puede ser muy aburrido, si no se cuenta con buenos oradores, un espacio cerrado puede influir en que el asistente se desconecte más fácil de la conferencia.
Un salón para eventos aparte de que cuenta con un espacio cubierto, también tiene zonas comunes al aire libre, lo que te proporciona más posibilidades al momento de organizar un evento empresarial.
Existen muchos tipos de eventos empresariales a los cuales las empresas le invierten mucho tiempo y esfuerzo para obtener un beneficio, y eso se potencia sin duda con lugares y servicios atractivos para el invitado a tu evento.
No importa que tengas que calcular la capacidad del salón para poder hacer tu evento, no te preocupes porque no es difícil hacerlo, esto es lo que debes hacer para lograrlo:
Mide el espacio cuando ya tengas el número total de asistentes.
Si ya sabes cuantos asistentes tiene tu evento, es momento de elegir el lugar. No importa si la capacidad del salón es de 200 personas, la distribución del mobiliario para un montaje de auditorio ocupa más espacio que una persona de pie.
Entonces ¿cómo calcular la capacidad de un salón de eventos? Cuando ya tengas varias opciones de salones para tu evento, dirígete a cada uno de ellos y mide el espacio con un metro o cinta métrica.
Hay que medir el lugar para el montaje del escenario o donde vas a tener a tus conferenciantes, divide el espacio para las sillas, haz una relación entre la cantidad de invitados y el espacio que ocupa cada silla.
El número de sillas y las filas que vas a tener para 150 invitados es de 10 sillas por fila, para un total de 15 filas en general, te recomendamos medir cada silla para que tengas una idea de cuánto espacio ocupa cada una para tener una mejor distribución.
Las locaciones que cuentan con fotos o recorridos 3D te ayudan a identificar la distribución para el número de asistentes a un evento.
La clave está en elegir lugares para eventos con un aforo más grande del que necesitas, ¿por qué? Necesitas tener salidas de emergencia, zonas o espacios donde las personas puedan estar, no todo el tiempo van a estar sentados en su silla.
de esta forma será más fácil hacer un buen montaje para tu evento y no tendrás que limitarte tanto a un espacio que calculaste con medidas exactas. Asegúrate de conseguir un lugar con un aforo de 50 personas más de las que vas a tener en tu evento.
Existen en la actualidad herramientas para calcular la capacidad de un salón, te ayudan a saber el tipo de montaje que puedes hacer y sobre todo si cuenta con lo necesario para tu evento en términos de amplitud.
¿Cuántos metros necesita cada persona para estar dentro de un espacio?
Por lo general una persona necesita para una fiesta o evento aproximadamente 1 metro cuadrado, en este caso para conferencias tipo auditorio, se debe calcular la capacidad de un salón partiendo de la base de que cada persona necesita 1 m 2.
El metro cuadrado por persona se refiere a cualquier persona que esté de pie, eso cambia cuando necesitas hacer un montaje con sillas para que los asistentes se puedan sentar, aquí vas a necesitar de 2 metros cuadrados aproximadamente.
Los salones al aire libre tienen muchos espacios aprovechables, se instalan carpas en las zonas exteriores para ampliar la capacidad del salón.
No solo se trata de sillas, sino del escenario, de las mesas para el servicio de catering y de stands en caso de que necesites tenerlo, así que mientras más espacio tengas mejor, además es lo más indicado en caso de emergencia.
¡Ya sabes!
No tienes que ser un experto en matemáticas para calcular la capacidad de un salón, lo único que necesitas es una buena empresa organizadora de eventos como Wink y visitar el lugar para conocer la distribución del espacio.
Delimitar el espacio para el montaje del escenario.
Casi todos los eventos importantes para empresas tienen un escenario, su montaje siempre debe tenerse en cuenta al momento de calcular la capacidad de un salón porque pueden quitar mucho espacio a la distribución del mobiliario
Si ya tienes el lugar donde vas a hacer el evento y es amplio, consigue una cinta de enmascarar y demarca las zonas más importantes para el evento, el escenario es uno de ellos.
Si vas a tener sillas y mesas debes saber que tu escenario debe ser amplio, así que considera medir los muebles antes, cuando ya tengas las medidas marca el escenario y la zona donde irá el montaje del auditorio en el salón.
Es la mejor estrategia para distribuir las zonas del evento si no cuentas con el mobiliario aún esta es la mejor opción, aplica esto para las zonas donde vas a colocar el servicio de catering o demás servicios que pienses dar en tu evento.
El tipo de mobiliario es importante al momento de calcular la capacidad de un salón.
Calcular la capacidad de un salón no se limita únicamente al espacio que ocupa cada persona, se debe calcular con respecto al mobiliario que se vaya a usar, no es lo mismo usar solo sillas, que hacer un montaje con mesas además de las sillas.
Si tu evento es un congreso, una convención o capacitación usa más sillas que mesas, a estos eventos suele ir muchas personas ya sea de tu empresa o clientes y socios, escoge sillas cómodas pero que no ocupen demasiado espacio.
Vas a tener que utilizar una que otra mesa para ubicar material del evento y servicio de repostería o catering que se vaya a ofrecer dentro del evento, estas mesas deben ubicarse en zonas comunes fuera del montaje del auditorio.
No te enredes buscando el mobiliario por aparte, existen locaciones que cuentan con mobiliario propio adecuado para cada evento, lo mejor que puedes hacer es encontrar locaciones del estilo de Yerbabuena con amplias zonas y un aforo de 200 invitados, este cuenta con su propio mobiliario.
Con una empresa organizadora de eventos todo calcular la capacidad de un salón es más fácil.
Con una empresa organizadora de eventos calcular la capacidad de un salón será mucho más fácil, estas empresas ya cuentan con lugares adecuados para el tipo de evento que necesitas hacer, y lo mejor es que no tienes que matarte la cabeza calculando el aforo tú solo.
Si no conoces ninguna empresa, Wink Eventos es la respuesta. Con más de 400 eventos realizados sabemos que es lo que necesita cada evento en particular. Realizar un montaje tipo auditorio será más fácil.
Conoce todas nuestras locaciones y servicios que tenemos para tu evento, te acompañamos en cada paso, si, hasta calculamos contigo el aforo que necesitas para el evento que vas a hacer.
