En la planeación de eventos se debe considerar todo, dar algo por sentado puede dar cabida a errores, los detalles importan y mucho, aquí te contamos algunos errores al planear un evento que debes evitar si quieres que sea exitoso.
Que verás en este artículo
¿De qué depende el éxito de un evento empresarial?
Establecer los objetivos de un evento te permite tener un panorama mucho más amplio de lo que vas a hacer, por lo que la organización del evento será mucho más fácil, con los objetivos se desglosan muchas cosas, como el público objetivo.
Si defines objetivos vas a tener claro cuál será el concepto de evento y cómo será dirigido a tus asistentes, con esto puedes evitar errores al planear un evento que pueden ser simples pero generar muchos problemas al evento.
El éxito de un evento recae en la organización y logística del mismo, si tienes el objetivo del evento claro, pero no tienes personal logístico para eventos que te apoye y se encargue de todo, seguramente no va a ser el mejor.
Si no defines el público objetivo no sabrás qué evento hacer
Si vas a hacer un lanzamiento de producto o un seminario debes definir muy bien el público objetivo, no tiene sentido que invites a clientes a un seminario que tiene como fin capacitar a tu personal, definir el público de interés es ideal.
Los eventos empresariales que tienen bien definido su público objetivo son los más exitosos, es a quien quieres llegar y que verdaderamente le interese tu evento.
Si es un producto de cuidado de la piel, seguramente más de la mitad de los asistentes serán mujeres, así que no tiene sentido que la mayoría de tus asistentes sean hombres jóvenes que les preocupa poco el cuidado facial.
No definir un público objetivo es uno de los errores al planear un evento más difícil de sortear en el caso de que ya no tengas tiempo y la fecha del evento este muy cerca.
Parece algo obvio pero créenos, no saber quién es tu tipo de cliente o público objetivo es algo muy común cuando no tienes un estudio de mercado definido.
No elegir el presupuesto es un grave error
Con el presupuesto que hayas definido es con lo que puedes comenzar a planear el evento, saber qué lujos puedes darte o no, desde elegir los tipos de salones de eventos adecuados hasta el servicio de catering que vas a dar necesitan un buen presupuesto.
Debes considerar todos los detalles dentro del presupuesto del evento, para hacerlo debes saber cuántos invitados vas a tener, necesitas saber la capacidad de la locación para el evento y el número de platos de comida que vas a presentar.
Imagínate que se llegue la hora del catering y no alcance la comida porque tu presupuesto no se desarrolló en la misma línea de los objetivos y público objetivo, ¡evita estos errores al planear un evento al máximo!
El tipo de locación es determinante
Todo depende del tipo de evento que vayas a hacer, para las asambleas o congresos empresariales vas a necesitar locaciones con salones grandes y buen mobiliario.
Si es una fiesta de final de año para tus invitados, asegúrate de que tenga espacios comunes y amplios, pero ¿qué debe tener un salón de eventos? Capacidad suficiente para tus invitados, excelentes instalaciones, fácil acceso y comodidad.
La decoración de salones para eventos empresariales ayudan a ambientar y proyectar la identidad de tu empresa producto o concepto de evento.
Uno de los errores al planear un evento es elegir la locación porque te pareció bonita o porque cuenta con un espacio amplio para el evento, pero debes fijarte si cuentan con el mobiliario suficiente y si los baños son adecuados.
Debes visitar la locación antes de hacer el evento para estar seguro de que cumple con todas las características para que tu evento sea todo un éxito.
La planeación de un evento lo es todo, no la omitas.
Si haces el ejercicio de planear un evento empresarial, prepárate para el caos, una manera de planear un evento empresarial exitoso es crear un cronograma de evento.
Con cada paso del evento vas a poder definir esfuerzos para cada momento del evento, uno de los errores al planear un evento poco profesional, improvisar en un evento con más de 50 invitados es un riesgo enorme.
Si no lo comunicas no habrá evento.
Comunicar el evento por correo electrónico no es suficiente, si es un evento para empleados la tienes más fácil, recordatorios, carteles, “avisos parroquiales” circulares y voz a voz son buenas estrategias, para el caso de clientes es más diferente.
Para clientes debes informar mediante una invitación por correo físico, electrónico, redes sociales, medios de comunicación como WhatsApp o tu propio sitio web.
Estos errores al planear un evento no son comunes, lo que sí es común es que no comuniques el evento con suficiente tiempo, cuando esto pasa la cantidad de asistentes se verá afectada.
Así que si estás pensando en lanzar un producto debes planear muy bien la fecha y con tiempo para que el evento sea todo un éxito
Elegir una fecha inoportuna
Si el evento es una fiesta de fin de año, lo mejor es que elijas un fin de semana o viernes, asegurándote que al siguiente día no tengan que trabajar, eso si no eres el jefe que todos quieren y les regales el día libre.
Para el caso de capacitaciones, congresos, asambleas o reunión de socios, no tiene sentido que lo hagas por fuera del horario laboral, son actividades del trabajo que debe desarrollarse dentro de la jornada.
De seguro no vas a tener muchos asistentes a una capacitación un día domingo, uno de los errores al planear un evento que no puedes cometer, esto influiría directamente en las metas que tengas con el evento y claramente en su éxito.
Elige organizadores de eventos empresariales con todo lo que necesitas.
Contratar una empresa organizadora de eventos no es un error, al contrario, es un acierto si quieres ahorrar tiempo y dinero, lo mejor para evitar errores al planear un evento es conseguir todo lo que necesitas en un mismo lugar.
En Wink Eventos sabemos todo el trabajo que tiene llevar a cabo un evento empresarial de manera exitosa, por eso tenemos todo lo que necesitas, desde mobiliario hasta la locación perfecta para desarrollar el mejor evento de todos.
¿Por qué contratar una empresa y no hacerlo tú mismo? Porque la planeación del evento de por sí es una tarea dura, ahora encargarte de conseguir cada proveedor y coordinarlos para el evento es aún más difícil.
Asesorarte y acompañarte en todo el proceso de montaje del evento te ayuda a observar cada detalle y evitar los errores al planear un evento más comunes.
No cometas los mismos errores al planear un evento y contrata una empresa que te ayude con todo lo que necesitas, Wink es el proveedor cero estrés en Medellín, Bogotá, Cartagena y Barranquilla que necesitas.
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